Giao tiếp và làm việc nhóm trực tuyến không cần email

Các doanh nghiệp đang phụ thuộc vào email để giao tiếp nội bộ, nhưng đó không phải là giải pháp hiệu quả.

Ben Horowitz, người sáng lập ra quỹ đầu tư Andreessen Horowitz nổi tiếng bậc nhất thung lũng Silicon, từng nói rằng: “Chìa khóa để xác định một công ty có tốt hay không chính là sự giao tiếp. Nếu mọi người nhìn chung một hướng, công ty chắc chắn sẽ vận hành tốt. Nếu không, dần dần mọi thứ sẽ rất tệ”. Tuy nhiên, giải pháp phổ biến nhất là email chưa đáp ứng được yêu cầu giao tiếp hiệu quả.

Nếu sử dụng Email, mỗi nhân viên nhận được trung bình trên 300 emails hàng tuần liên quan đến công việc. Chỉ sau một thời gian ngắn, khối lượng thông tin này sẽ không thể nào quản lý và sắp xếp nổi. Nhân viên nếu sử dụng một Email chung cho giao tiếp riêng tư và công việc sẽ thường xuyên bị mất tập trung. Còn nếu doanh nghiệp yêu cầu nhân viên sử dụng Email nội bộ, thì các Email này lại có rất ít tương tác do mỗi người chỉ có thói quen kiểm tra thường xuyên một email mà thôi.

Chỉ tính riêng ở Mỹ, hàng năm các doanh nghiệp phải chịu tổn thất trung bình khoảng 500 tỉ đô** do 70% nhân viên thiếu sự tập trung cần thiết trong công việc, mà nguyên nhân căn bản là không tìm được sự gắn kết với công việc và các đồng nghiệp xung quanh.

Screenshot: WorkTime (WorkTime.vn) phiên bản đầu tiên được xây dựng để tạo ra một môi trường giao tiếp và làm việc trực tuyến hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp

Giao tiếp nội bộ và làm việc nhóm hiệu quả là vấn đề sống còn đối với mọi doanh nghiệp

Theo ông Phạm Kim Hùng, CEO của TechElite, “Trong rất nhiều vấn đề về quản trị mà doanh nghiệp Việt Nam thường xuyên gặp phải, việc xây dựng môi trường giao tiếp cởi mở và làm việc nhóm hiệu quả là việc căn bản cần giải quyết nhất”. Tất cả các mô hình quản trị, tất cả các chiến lược kinh doanh, bất kể có kỹ càng đến đâu, cũng sẽ không đạt được kết quả tốt nếu không có sự trao đổi xuyên suốt và liên tục. Điều đáng nói là một môi trường làm việc thiếu gắn kết sẽ không có một hệ quả ngay lập tức nhưng sẽ gây ra những khủng hoảng thực sự cho doanh nghiệp về lâu dài.

“Đây là vấn đề chúng tôi muốn giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để ngay từ đầu. Với TechElite, chúng tôi đang muốn thực hiện sứ mệnh xây dựng một hệ thống công nghệ thông minh, toàn diện giúp các doanh nghiệp phát triển trên mọi lĩnh vực. Sẽ có rất nhiều ứng dụng chuyên biệt khác cho doanh nghiệp được chúng tôi ra mắt trong thời gian tới, nhưng chúng tôi muốn chắc chắn rằng các doanh nghiệp đã sở hữu sẵn một nền tảng giao tiếp thực sự hiệu quả. Đây là điều kiện tiên quyết để họ có thể phát triển vững mạnh, lâu dài. Đây cũng là kỳ vọng của chúng tôi ở phiên bản WorkTime đầu tiên.”, ông Hùng cho biết thêm.

Giải pháp của WorkTime

Một không gian giao tiếp riêng biệt

WorkTime giúp toàn bộ doanh nghiệp sử dụng chung một hệ thống giao tiếp. Mọi hoạt động, tương tác đều diễn ra trong môi trường chuyên nghiệp và dành riêng cho mỗi doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên không bị xao lãng bởi các vấn đề riêng tư khác. Có bốn phương thức giao tiếp tiện lợi trên WorkTime: Cập nhật nhanh (cập nhật các vấn đề đơn giản để cùng trao đổi), Thảo luận (trao đổi các vấn đề chuyên sâu), Work Chat (Chat nội bộ), và Thông báo (các thông báo quan trọng, hệ thống sẽ gửi đồng thời trên WorkTime và gửi tới Email của tất cả thành viên).

Screenshot: Trao đổi về các vấn đề chuyên sâu cần cần thảo luận liên tục trên WorkTime

Tương tác liên tục chính là điều quan trọng nhất giữ cho một doanh nghiệp vận động không ngừng nghỉ. Điều mà các doanh nghiệp cần hơn là sự tương tác chủ động từ nhân viên, và việc này được khuyến khích trên WorkTime thông qua hệ thống thông báo (notification) tiện lợi giống như Facebook. Việc này cũng rút ngắn được thời gian trung chuyển thông tin giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời. Theo thống kê từ những người dùng đầu tiên, trung bình mỗi ngày mỗi cá nhân sẽ có trên 60 tương tác chất lượng về công việc trên WorkTime, nhiều gấp 8 lần so với sử dụng email nội bộ.

Quản lý và tổ chức thông tin khoa học

Worktime giúp tài nguyên của doanh nghiệp được lưu trữ khoa học. Tài liệu có thể sắp xếp theo phòng ban (team), các tài liệu mới xem gần đây, hoặc các tài liệu đang theo dõi. Worktime cũng tích hợp các công nghệ đám mây quen thuộc như DropBox, Onedrive (Microsoft), và Google docs (Google), giúp nhiều nhân viên dễ dàng chỉnh sửa cùng một văn bản.

Các tài liệu cố định (quy định công ty, quy trình làm việc) có thể được lữu trữ thông qua ứng dụng Knowledge (Tri thức doanh nghiệp), giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc và hòa nhập với môi trường.

Screenshot: Ứng dụng Knowledge (Tri thức doanh nghiệp), giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật và quản lý tri thức nội bộ.

Tăng hiệu suất làm việc nhóm

Tạo nhóm và làm việc nhóm chưa bao giờ dễ dàng hơn với Worktime. Tất cả mọi người có thể tham gia cùng làm việc trên một chủ đề, upload các tài liệu cần được thảo luận và cập nhật các phiên bản tài liệu mới. Dù tham gia ở thời điểm nào cũng có thể nắm bắt ngay được luồng thông tin đang thảo luận, từ đó đưa ra các ý kiến đóng góp của mình nhằm đem đến hiệu quả cao nhất trong công việc.

Đăng ký sử dụng WorkTime

Các doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng WorkTime tại địa chỉ worktime.vn từ ngày 13/10/2105.

Giới thiệu về công ty TechElite Inc

TechElite là công ty phần mềm dịch vụ được sáng lập bởi các nhân tài trở về từ thung lũng Silicon và các trường đại học danh tiếng trên thế giới. TechElite đã từng tham gia xây dựng hệ thống thi tuyển công chức trực tuyến và nền tảng quản lý sự kiện BigTime dành cho các sự kiện có quy mô lớn.

Enterprise 2.0 (phần mềm doanh nghiệp) là mục tiêu mà TechElite đang hướng đến. Đây là thị trường có trị giá 353 tỉ đô (2015) và tăng trưởng nhanh nhất trong nhiều năm trở lại đây. Thị trường này thậm chí còn hơn tổng độ lớn của hai thị trường có sức hút nhất hiện nay là quảng cáo trực tuyến và mạng xã hội.

Giao tiếp và làm việc nhóm trực tuyến không cần email

Chủ đề cùng mục

Mới nhất